Ну для этого у нас есть организаторы, которые должны иметь богатый опыт в этой области. Еще им платят за это.
Я думаю, что каждый делает свой вклад на своем рабочем месте в организацию праздников и жизни города вообще. Прямо или косвенно.
Просто не всегда людям ответственным за праздник в целом хочется думать, бегать по инстанциям, привлекать людей... проще вытащить прошлогодний сценарий, где практичяески все отработано уже.